Trong thời gian hưởng tiền Kug đại trà do dịch Covid-19, Sở Lao động đã cấp tạm thời tiền Kug cho các doanh nghiệp đệ đơn theo Điều §328, Đoạn 1, Điểm 3 Bộ Luật Xã hội Quyển III (SGB III). Do cấp tạm thời nên sau khi chấm dứt tiền Kug, họ phải quyết toán để thu lại số tiền cấp thừa ngoài tiêu chuẩn hoặc cấp tiếp nếu còn thiếu. Ngoài chức năng quyết toán nếu bị phát hiện có dấu hiện hình sự họ có thể chuyển qua cơ quan điều tra hình sự. Ngoài ra, tương tự như trong thời gian duyệt hưởng tiền Kug, họ vẫn có thể kiểm tra bất thường khi phát hiện có dấu hiệu ngờ vực.

Kiểm tra mang tính đại diện

Trên nguyên tắc, lúc duyệt cấp tiền Kug hàng tháng Sở Lao động đã phải kiểm tra dữ liệu theo luật định. Vì vậy nội dung kiểm tra họ chỉ chọn vài nhân viên có thể ngẫu nhiên hoặc cũng có thể có dấu hiệu ngờ vực và năm cấp tiền để kiểm tra cũng mang tính đại diện mỗi năm một hoặc vài người.

Hồ sơ đóng vai trò quyết định và nguy cơ „mụn đinh râu“

Trong khi họ có thể chọn xác suất nhân viên của doanh nghiệp hưởng tiền Kug và năm cấp tiền Kug để kiểm tra, thì nội dung kiểm tra đối với từng người và năm trên lại rất chi tiết, hết sức kỹ càng và phải trả lời bằng cách cung cấp hồ sơ họ cần để họ đối chiếu với kết quả tính toán của họ hồi duyệt cấp. Chính vì vậy chỉ cần hồ sơ cấp cho họ không khớp với dữ liệu gửi họ hồi đệ đơn xin tiền Kug có thể dẫn tới hậu họa khôn lường, nguy hiểm như mụn đinh râu, sẽ bị mở rộng kiểm tra tất cả lao động của doanh nghiệp, tất cả năm đệ đơn xin hưởng tiền Kug. Bới bèo ra bọ, không thể biết trước được cái gì sẽ xảy ra, tình ngay lý gian là chuyện không thể ngoại trừ.

Những hồ sơ phải cung cấp

Những hồ sơ phải cung cấp phục vụ cho quyết toán đối với những lao động nằm trong danh sách kiểm tra (chứ không phải tất cả) thường gồm:

1- Bảng chấm công (Arbeitszeitnachweise). Bảng này có thể thực hiện theo mẫu sau:

Dokumentation der täglichen Arbeitszeit

(Bảng ghi chép thời gian làm việc hàng ngày)

Firma (Doanh nghiệp): ................................................

Anschrift: (Điạ chỉ.....................................................................

Betrieb-Nr. (Mã số đăng ký thuê lao động):

Name des Mitarbeiters (Tên người lao động):......................................................

Pers.-Nr. (Mã số người lao động):................. Monat/Jahr (Tháng/năm):...............

() Cột này ghi ký hiệu: K = Krank (ốm); U = Urlaub (nghỉ phép); UU = unbezahlter Urlaub (nghỉ không lương); F = Feiertag (nghỉ lễ có lương); SA = Stundenweise abwesend (số giờ vắng mặt không làm việc); SU = Stundenweise Urlaub (số giờ nghỉ phép). KUG: Nghỉ không bố trí được việc làm, hưởng tiền Kug.

2- Tổng hợp qũy thời gian lao động (Arbeitskonten).

3- Kế hoạch nghỉ phép, và thực hiện (Urlaubplan / Urlaubkonto).

4- Giấy chứng nhận nghỉ ốm nếu có (Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung).

5- Bảng thanh toán tiền lương hàng tháng (Lohn- und Gehaltsabrechnung).

6- Hợp đồng hoặc hủy hợp đồng (Kündigungsschreiben bzw Aufhebungsvertrag).

7- Bảng tính toán tiền lương từng tháng, trong đó đối chiếu với trước khi hưởng tiền Kug, thực tế làm việc và tiền Kug được hưởng để bù đắp chênh lệch đó (Berechnungsprotokol Soll-/Ist-Entgelt.

8- Bảng chứng minh đã trả tiền bảo hiểm do Sở Lao động cấp (Nachweis über Zahlung der SV-Beträge).

9- Kế hoạch làm việc cho từng tháng có ghi ngày nghỉ lễ (Dienspläne für Monate mit Feiertagen).

10- Bảng tổng hợp thanh toán lương và bảo hiểm xã hội tuần tự từng tháng (Lohnjornale).

11- Bảng bố trí thời gian lao động cho nhân viên hàng tuần (Verteilung der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit).

12- Bảng thoả thuận riêng lẻ với từng nhân viên đồng ý áp dụng tiền Kug.

Điạ điểm quyết toán tiền Kug

BA kiểm tra quyết toán tiền Kug thường bằng cách gửi quyết định kiểm tra tiền Kug (Überprüfung der Leistungsvorauszahlungen auf Kug) đến cho chủ lao động, yêu cầu chủ lao động gửi hồ sơ nói trên cho họ thông qua E-Mail hoặc Fax hoặc bưu điện. Cũng có thể và đặc biệt trong trường hợp phải kiểm tra mở rộng sẽ kiểm tra chi tiết tại doanh nghiệp hoặc văn phòng làm lương.

Nếu hồ sơ không được BA chấp nhận

Điều kiện hưởng tiền Kug là phải chứng minh được thời gian rút ngắn thể hiện ở bảng chấm công và các hồ sơ nêu trên. Nên, nếu bảng chấm công và hồ sơ nào không đáp ứng yêu cầu đó, thì số tiền Kug trước đây đã được cấp theo bảng đó cùng với phí bảo hiểm xã hội đã được BA cấp cũng phải hoàn trả lại cho BA.

Điều quan trọng là riêng bảng chấm công không thể chữa lại được, vì đây là ghi chép trên thực tế, giống như giấy kiểm kê hàng hoá tồn kho trong khai báo thuế, khi đã khai báo xong nộp cho cơ quan kiểm tra thì không thể chữa lại được (ngoại trừ có những lý do bất khả kháng).

Trường hợp tiền Kug thực tế BA trả thấp hơn so với kết qủa kiểm tra quyết toán

Trong trường hợp đó, BA sẽ ban hành văn bản quyết toán Bescheid cho doanh nghiệp, trong đó ghi rõ số tiền BA phải cấp bổ sung. Đồng thời BA sẽ tự chuyển tiền Kug cấp bổ sung vào tài khoản của doanh nghiệp.

Trường hợp tiền Kug thực tế BA trả cao hơn so với kết qủa kiểm tra

Cách xử lý của BA tương tự như ở mục trên, chỉ khác là BA sẽ ban hành bản quyết toán trong đo ghi rõ số tiền doanh nghiệp phải hoàn trả cho BA, và ghi rõ thời hạn phải chuyển khoản.

Có thể xin kéo dài thời hạn hoàn trả tiền Kug bị cấp quá so với quyết toán

Trong một số điều kiện nhất định, doanh nghiệp có thể xin khất thanh toán, tức kéo dài thời hạn phải trả, hay trả dần. Biện pháp là liên hệ với Cơ quan đòi nợ Liên bang, qua E-mail Inkasso-Kug@arbeitsagentur.de.

Thanh toán tiền Kug cho nhân viên phải có biên lai

Để chứng minh tiền Kug thực tế đã trả cho người lao động, doanh nghiệp phải lưu giữ được chứng từ biên lai, tức hoặc biên lai nhận tiền mặt có chữ ký của người nhận hoặc bản sao kê ngân hàng (Kontoauszug).

Kiểm tra người lao động

Do tiền Kug cấp cho người lao động bị cắt bớt giờ làm việc, nên những người lao động này có thể bị liên đới kiểm tra. Những lao động không hưởng tiền Kug không bị kiểm tra.

Giải đáp thắc mắc

Bất kỳ doanh nghiệp nào có bất kỳ thắc mắc nào liên quan tới kiểm tra quyết toán đối với doanh nghiệp mình đều có thể liên hệ với người chịu trách nhiệm của BA ghi trong quyết định kiểm tra quyết toán đã gửi cho doanh nghiệp trước lịch kiểm tra. Còn với những câu hỏi khác có thể liên hệ theo số điện thoại của BA, Tel.: 0800 4 5555 20 (miễn phí), từ thứ Hai đến thứ Sáu, 8 giờ đến 18 giờ chiều. Hoặc liên hệ với Toà soạn, dữ liệu Toà soạn ở cuối chân trang.

(Xem thêm:

=> Luật Tiền Kug (Kurzarbeitergeldverordnung) cần biết: Những quy định đến ngày 31.03.2022; Sở Lao động kiểm tra sau khi kết thúc).

=> Luật Tiền Kug (Kurzarbeitergeldverordnung) cần biết: Sở Lao động kiểm tra sau khi kết thúc cấp tiền Kug (tiếp theo kỳ trước).

=> Luật Tiền Kug (Kurzarbeitergeldverordnung) cần biết: Sở Lao động kiểm tra sau khi kết thúc cấp tiền Kug (Phần III).

Đức Việt Online